Содержание:
Документооборот на складе или любом другом предприятии должен выполняться со строгим выполнением требований специальных методических рекомендаций, законов и приказов министерства финансов. Более того, хранение документов в архиве полностью регламентируется специальным Законом, а сроки хранения указаны в приказе Минкульта № 558 от 25.08.2010 и составляют от года до бесконечности.
Естественно, что даже не у самых крупных компаний за годы работ накапливается множество документов, которые никак не могут быть размещены в офисных помещениях. Решением подобной задачи становится специальный склад, оборудованный в соответствии с выдвигаемыми нормативами требованиями по хранению архива. В отношении некоторых видов документов решить проблему помогает оцифровка. Однако в большинстве случаев инструкция по прежнему устанавливает сохранение документации, относящейся к учету, на бумажных носителях.
ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ
Архивируется любая бухгалтерская или юридическая документация. Размещению подлежат:
-
отчеты (налоговые в том числе) любого вида;
-
рукописная документация;
-
договора, соглашения, другие документы физических и юридических лиц.
Компания, предоставляющая помещение под временный или постоянный архив, обеспечивает стеллажи, ящики, шкафы для хранения документов, в том числе и бумаг нестандартного размера.
РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ АРХИВОВ
Хранение документации строго регламентировано, существуют обязательные правила хранения документации в архивах. Оно осуществляется на стеллажах в специально оборудованных боксах. В помещении архива поддерживается теплый и сухой микроклимат. Коробки, в которых содержатся бумаги, плотно закрываются и защищают их от попадания прямого солнечного цвета. Условия хранения должны полностью исключать попадание влаги и другие ситуации, которые могут привести к деформации бумаги, размытие или выцветание записей, появление плесени. Также в подобных помещениях не должно быть сквозняков.
Документация, передаваемая в архив, должна быть отсортирована по назначению и применению в определенном порядке (по дате выпуска, алфавиту и т.д.).
ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СКЛАДА ПОД АРХИВ
К достоинствам использования специальных складов относятся:
-
Экономия - предприятию не требуется создавать специальные условия и выделять отдельные помещения. Склады для хранения архивов рассчитаны на обслуживание большого количества клиентов, поэтому отдельным пользователям дешевле пользоваться ими, чем организовывать собственные хранилища, отвечающие необходимым режимам.
-
Качество хранения - в таких помещениях не накапливается грязь и пыль, документы не требуют дополнительной очистки, а за их состоянием следят пользователи склада.
-
Длительность использования - специальный склад можно использовать как временный архив, так и в течение многих лет;
-
Защита данных - кроме хранения собственник помещений отвечает и за сохранность документации, к ней не имеют доступа третьи лица, а доступ непосредственно к архивным бумагам предоставляется только доверенным лицам, назначенным клиентом.
ГК “Севертранс” оказывает весь комплекс складских услуг, включая и предоставление складов под архив.